Τι είναι ένα project brief;

Εισαγωγή

Ένα project brief είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας ανάμεσα σε εσάς και την εταιρεία που έχετε επιλέξει. Ένα καλό brief είναι ένα πολύ σημαντικό έγγραφο, που ορίζει τις βασικές απαιτήσεις του έργου σας. Το brief μπορεί να γραφτεί σε πολλές μορφές, όπως έγγραφο Word, PDF, παρουσίαση PowerPoint κ.λπ.

Γιατί χρειάζεστε ένα brief σε ένα έργο ανάπτυξης ιστότοπου

Η σύνταξη ενός project brief θέλει χρόνο και προσπάθεια, αλλά αξίζει τον κόπο για τους παρακάτω λόγους:

• Βοηθά να έχετε καλύτερη ποιότητα
  Το project brief βοηθά ώστε η δουλειά της ομάδας που προσλάβατε να συμφωνεί με το πώς φαντάζεστε το έργο. Η ομάδα σας γνωρίζει καλύτερα ως πελάτη και καταλαβαίνει τα βασικά σημεία της δουλειάς, τους στόχους σας και τι περιμένετε από το έργο.
• Γλιτώνει χρόνο και χρήματα
  Όταν έχετε ξεκαθαρίσει τι περιμένετε και τι αφορά το έργο σας, εμποδίζετε την ομάδα να πάει σε λάθος κατεύθυνση. Το να ξαναγίνεται μια δουλειά ή να γίνονται πράγματα που δεν ζητήσατε χάνει χρόνο και χρήματα και για τις δύο πλευρές. Επίσης, αν πείτε τον προϋπολογισμό και τις προθεσμίες σας, η εταιρεία μπορεί να οργανώσει καλύτερα τους πόρους της και να δουλέψει πιο αποδοτικά.
• Βοηθά να βρείτε τη σωστή εταιρεία ανάπτυξης ιστότοπων
  Αν αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αποφασίσετε τι θέλετε από το έργο σας, θα ψάξετε πιο σωστά την κατάλληλη ομάδα. Οι εταιρείες ανάπτυξης ιστότοπων ειδικεύονται σε διαφορετικούς τομείς, οπότε όταν έχετε ξεκάθαρη εικόνα για το τι θέλετε να πετύχετε με το έργο σας, μπορείτε να διαλέξετε την ομάδα που σας ταιριάζει καλύτερα.

Τι να βάλετε σε ένα project brief

Το project brief δεν είναι τεχνική περιγραφή. Ένα καλό brief έχει όλες τις βασικές πληροφορίες για το έργο, χωρίς να μπαίνει σε πολλές λεπτομέρειες. Αφού κάθε έργο είναι διαφορετικό, δεν υπάρχει ένα πρότυπο brief για όλους, αλλά να μερικά από τα βασικά σημεία που πρέπει να καλύπτει:

1. Παρουσίαση της επιχείρησης

Περιγράψτε την εταιρεία σας, με πληροφορίες όπως η ιστορία της, η μάρκα, το μέγεθος και οι τοποθεσίες της. Εξηγήστε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που προσφέρετε. Γράψτε για την αποστολή και τις αξίες της εταιρείας σας και πείτε αν έχετε σχέδια να μεγαλώσετε στο μέλλον. Κάθε πελάτης έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες, και η εταιρεία ανάπτυξης ιστότοπων μπορεί να προτείνει λύσεις πιο κομμένες και ραμμένες στα μέτρα σας όταν καταλαβαίνει καλά τι κάνει η επιχείρησή σας.

2. Παρουσίαση του έργου

Περιγράψτε το έργο, τους στόχους του και την ιστορία πίσω από την απόφαση να το ξεκινήσετε. Πρέπει να είναι μια σύντομη αλλά στοχευμένη περίληψη, που θα κάνει την ομάδα να καταλάβει καλά τι αφορά το έργο.

3. Στόχοι του έργου

Εξηγήστε ποιους στόχους θέλετε να πετύχετε ή ποιο πρόβλημα χρειάζεται να λύσετε. Προσπαθήστε να βάλετε στόχους SMART, δηλαδή συγκεκριμένους, μετρήσιμους, εφικτούς, ρεαλιστικούς και με προθεσμία. Έτσι οι developers θα καταλάβουν καλύτερα τι περιμένετε, αλλά και εσείς θα έχετε πιο ξεκάθαρη τη στρατηγική και τους στόχους πίσω από το έργο σας.

4. Κοινό

Γράψτε μια σύντομη περιγραφή για την ηλικία, το φύλο, τις προτιμήσεις και τις συνήθειες των ανθρώπων που θα χρησιμοποιούν το τελικό προϊόν. Η εταιρεία πρέπει να ξέρει ποιος θα χρησιμοποιεί το προϊόν της, για να πάρει τις σωστές αποφάσεις για τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη του έργου.

5. Χαρακτηριστικά του έργου

Περιγράψτε τι είδους υπηρεσίες χρειάζεστε. Σε ένα έργο ανάπτυξης ιστότοπου, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστείτε επίσης συμβουλές, σχεδιασμό του περιβάλλοντος και της εμπειρίας χρήστη (UI/UX) ή συγγραφή κειμένων. Πείτε ποιο υλικό θα δώσετε εσείς, όπως κείμενα, γραφικά ή ένα brand book που πρέπει να τηρηθεί.

Περιγράψτε τη γενική δομή του ιστότοπου ή της εφαρμογής: για παράδειγμα τις σελίδες ή τις ενότητες, τις βασικές λειτουργίες που θέλετε, αν χρειάζεται να είναι σε πολλές γλώσσες, πώς θα γίνεται η διαχείριση και η συντήρησή του, και αν σκοπεύετε να τον επεκτείνετε στο μέλλον, και πώς. Αυτά δεν χρειάζεται να είναι πολύ τεχνικά, αρκεί η εταιρεία να καταλάβει τι χρειάζεστε.

Πείτε αν θέλετε το έργο να φτιαχτεί από την αρχή ή αν θέλετε να ανανεώσετε μια εφαρμογή που υπάρχει ήδη. Αν έχετε προτιμήσεις για τις τεχνολογίες που θα χρησιμοποιηθούν, αναφέρετέ τες.

6. Προϋπολογισμός

Βάλτε στο brief τον προϋπολογισμό σας για το έργο. Αν δεν ξέρετε τα ακριβή ποσά, δώστε ένα κατά προσέγγιση ποσό. Όταν ο προϋπολογισμός είναι ξεκάθαρος, είναι πιο εύκολο να εκτιμηθεί τι μπορεί να γίνει και πώς να οργανωθούν οι πόροι.

7. Χρονοδιάγραμμα

Αν έχετε στο μυαλό σας ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, αναφέρετέ το στο brief. Όταν η ομάδα ξέρει την προθεσμία, μπορεί να βάλει προτεραιότητες και να οργανώσει τη δουλειά. Αναφέρετε επίσης τυχόν ενδιάμεσους στόχους που θέλετε να πετύχετε από την αρχή του έργου μέχρι την τελική προθεσμία.

Συμπέρασμα

Η σύνταξη ενός brief είναι το πρώτο και πολύ σημαντικό βήμα κάθε έργου. Να είστε αρκετά συγκεκριμένοι ώστε η ομάδα να καταλαβαίνει τι της ζητάτε, αλλά να εμπιστεύεστε και τις ικανότητες και την εμπειρία της για να βρει δημιουργικές ιδέες. Ένα καλογραμμένο brief βοηθά τους developers να φέρουν καλύτερα αποτελέσματα, χωρίς περιττά έξοδα. Η σύνταξη ενός project brief βάζει τα θεμέλια για ένα πετυχημένο έργο.

Θυμηθείτε: "Όποιος δεν προετοιμάζεται, προετοιμάζεται να αποτύχει".